如果在Excel某区域中只输入某几个选项，如优秀、合格、不合格”等，在输入没有规律的情况下，可以用数字1、2、3”等来代替这些文字的输入。由于这些数字能在小键盘中输入且只输入一个字符，从而可以加快输入速度。对于只有两个或三个的选项，可以用设置单元格格式的方法，对于四个以上的选项，可以用VBA的方法来输入，步骤如下。
方法一：用设置自定义单元格格式的方法
例如要在F4:F50区域中只输入男”或女”。选择该区域，鼠标右击，在右键菜单中选择设置单元格格式”，弹出设置单元格格式”对话框，依次选择设置→自定义”，在右侧类型”下方的文本框中输入：
[=1]"男";[=2]"女";
单击确定”。
如果有三个选择，如优秀、合格、不合格”，上述代码改为：
[=1]"优秀";[=2]"合格";"不合格";
这样，在上述区域中输入1”时自动显示为优秀”，输入2”时显示为合格”，而输入其他数值时显示为不合格”。需要注意的是，这时单元格中的内容仍然为数字，只是通过自定义单元格格式将其显示为文字而已。
方法二：用VBA
例如要在G4:G50区域中将输入的数字1、2、3、4”分别转换为优秀、良好、及格、不及格”。按Alt+F11打开VBA编辑器，在代码窗口中粘贴下列代码：
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
Dim rRng As Range
Set rRng = Application.Intersect(Target, Range(" G4:G50"))
If rRng Is Nothing Then End
Dim rCell As Range
For Each rCell In rRng
Select Case rCell.Value
Case 1
rCell.Value = "优秀"
Case 2
rCell.Value = "良好"
Case 3
rCell.Value = "及格"
Case 4
rCell.Value = "不及格"
End Select
Next
End Sub
关闭VBA编辑器，在G4:G50区域中输入相应的数字时即可自动转换为对应的文字。
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